Teamsin Breakout Rooms ja muut hyödylliset ominaisuudet

Teamsiin on hiljattain tullut uusia ominaisuuksia, jotka ovat hyödyllisiä kokouksia järjestettäessä. Osa alla luetelluista ominaisuuksista toimii vain työpöytäversiossa. Muista myös päivittää sovellus uusimpaan versioon.

Pienryhmät (Breakout rooms)

Pienryhmien avulla kokouksen järjestäjä voi jakaa ison kokouksen pienempiin virtuaalihuoneisiin.

Kokouksen asetukset -palkissa on pienryhmät-painike, josta löytyvät myös ominaisuuteen liittyvät asetukset. Painikkeen näkee ainoastaan kokouksen järjestäjä.

Kokouksen järjestäjä voi:

Luoda enimmillään 50 pienryhmää
Luoda, siirtää ja poistaa pienryhmiä
Siirtää osallistujia pienryhmästä toiseen
Valita siirretäänkö osallistujat pienryhmään pakotetusti vai hyväksynnällä
Valita siirretäänkö osallistujat pienryhmiin automaattisesti vai arpomalla

Osallistujat voivat:

Liittyä pienryhmiä hyödyntävään kokoukseen
Jakaa sisältöä pienryhmissä
Keskustella pienryhmissä (Keskusteluhistoria on järjestäjän nähtävissä)

Osallistujat eivät voi vaihtaa pienryhmää itse, vaan järjestäjä jakaa osallistujat pienryhmiin. Osallistujat eivät myöskään pääse pääkokoukseen ilman, että järjestäjä siirtää heidät sinne.

Kokouksen järjestäjä voi myös lähettää pienryhmiin viestejä ilman pienryhmään liittymistä.

Pikakyselyt

Microsoft Formsin avulla voit luoda pikakyselyn nopeasti Teams-kanavalle tai kokouksen keskusteluruutuun. Ominaisuutta voidaan hyödyntää esimerkiksi lyhyissä kyselyissä, palautteen annossa tai tietovisassa. Näin osallistujat saadaan paremmin mukaan kokoukseen.

Siirry kanavaan tai keskusteluun, johon haluat lisätä kyselyn. Valitse tiimit-ikkunan alareunassa lomakkeet. Jos et näe lomakkeet -kuvaketta, valitse ”Viestilaajennukset” ja kirjoita hakuun ”Forms”.

Lisää kysymys- ja vastausvaihtoehdot. Valitse Tallenna. Esikatsele kysely ja valitse sitten Muokkaa, jos haluat tehdä muutoksia, tai valitse Lähetä, jos haluat julkaista sen. Tulokset näkyvät kaikille osallistujille reaaliaikaisesti.

Videogalleria ja Yhdessä-tila

Virtuaalikokouksissa suositellaan käytettäväksi videokuvaa, jotta viestintä olisi monipuolisempaa ja aktiviisempaa. Videogallerian avulla osallistujat näkevät ruudussa kaikkien videokuvat. Kokousnäkymä näyttää maksimissaan jopa 50 osallistujien videokuvan.

Jos haluat nähdä enemmän kuin yhdeksän videokuvaa, valitse käyttöön Large Gallery. Yhdessä-tilassa osallistujien tausta häivytetään kokonaan ja ihmisten kasvot ja keho yhdistetään muiden osallistujien kanssa samaan ”virtuaaliseen tilaan”. Jokaisella on jaettu, pysyvä sijainti tässä yhteisessä tilassa. Tila mahdollistaa myös toisen osallistujan osoittamista tai hänen suuntaansa katsomista.

Jos kaipaatte esimerkiksi viikkopalaveriin piristystä, Yhdessä-tila saattaa olla kokeilun arvoinen vaihtoehto.